„Hier hat der Anwender das Wort“ - war das Motto des diesjährigen Usergroup Roundtable zum Thema...
Der Gewinn liegt im Einkauf. Und wo geht er dann hin?
Große Einsparpotenziale durch schnellere Prozesse
Schließlich entstehen große Einsparpotenziale durch schnellere Prozesse, durch besseren Zugriff auf ein größeres Angebot und die dadurch entstehende Möglichkeit, günstigere Konditionen auszuhandeln.
Doch, so haben Studien ergeben: Ein Großteil dieser Einsparungen wird in der dem Einkaufsprozess folgenden Abwicklung wieder zunichte gemacht. Auf den vorderen Plätzen der Effizienzhemmnisse rangiert dabei die schleppende und oft fehleranfällige Rechnungsbearbeitung.
Rechnungen kosten oft zu viel. Zwischen 5 und 15 Euro.
Wie sieht der Alltag einer Finanzbuchhaltung aus? Die eingehende Rechnung wird kopiert – man weiß ja nie. Eine Rechnungsfahne wird angeheftet oder ein mächtiger Stempel aufgebracht. Die Daten werden abgetippt. Die zugehörige Bestellung gesucht.
Das Rechnungsdokument selbst wird zur Genehmigung in den Umlauf gegeben. Es wandert durch viele Hände, von Büro zu Büro. In die Urlaubsfalle, auf den Schreibtisch des Sachbearbeiters, ins Postfach der Sekretärin, ins Abseits. Dort liegt es bis irgendwann das gute alte Telefon zum Einsatz kommt.
"Entschuldigung, kann es sein, dass die Rechnung 4711 bei Ihrem Chef liegen geblieben ist?".
Sicher: Das ist der Extremfall, aber leider kein Einzelfall. Betriebswirtschaftliche Studien haben ausgerechnet, dass dieser Arbeitsablauf im Schnitt 10 Euro pro Rechnung kostet. Das sind versteckte Kosten, die schon bei einem Aufkommen von 30-50 Eingangsrechnungen pro Tag leicht auf sechsstellige Summen im Jahr anwachsen.
Besser direkt: Automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung
Firmen mit großem Rechnungsaufkommen unternehmen daher große Anstrengungen, diese unregelmäßigen Prozessstrukturen zu vereinheitlichen, sie zu beschleunigen und fehlerunabhängig zu machen. Die modernen IT-Systeme zur betriebswirtschaftlichen Prozesssteuerung, allen voran die SAP®-Systeme, leisten hier einen wichtigen Beitrag.
Doch der Rationalisierungseffekt des SAP® Business Workflows kommt erst dann voll zum Tragen, wenn auch die vorgelagerten Prozesse eingebunden sind. Diese sind vor allem: Das Erfassen der Rechnungsdaten, ihre Überführung in SAP-Workitems und die elektronische Archivierung.
Meist setzen Automatisierungssysteme nur an einem dieser Punkte an. DirectInvoiceControl greift bei allen gleichzeitig ein. Damit kann Ihr Unternehmen die Kosten für die Rechnungsabwicklung um mehr als die Hälfte senken.